Prozessbegleitung

Prozessbegleitung

Die Prozessbegleitung wird von einem externen Prozessbegleiter durchgeführt, der als Betreuer und Berater von Führungskräften und Mitarbeitern bei Veränderungsprozessen im Unternehmen oder auch in Gemeinden/Städten tätig wird. Prozessbegleiter haben keine Vorgesetztenfunktion, sondern sollen „neutrale“ Begleiter des Gruppenentwicklungsprozesses sein.

Prozessbegleiter sind in Unternehmen nicht zuständig für fachliche Fragen und Probleme, sondern sie sind die Fachleute für soziale Prozesse und die Methoden der Gruppenarbeit. Eine ihrer wichtigsten Aufgaben bei der Unterstützung der einzelnen Mitarbeiter auf dem Weg zur Gruppenfindung ist die Funktion des Feedbackgebers. Sie halten den Mitarbeitern in der Gruppe den Spiegel vor, um gruppendienstliche Verhaltensweisen zu stärken und hinderliches Verhalten offenzulegen und zu reduzieren

Aufgaben & Rollen des Prozessbegleiters

Der Prozessbegleiter ist der Experte für Zusammenarbeit, Kommunikation und Konfliktbewältigung und beherrscht darüber hinaus die Methoden der Moderation (=Gesprächsleitung) und des strukturierten Problemlösens. Er hilft den Mitarbeitern bei ihren ersten Schritten auf dem Weg in die neue Organisationsstruktur. D.h. er regt zunächst eine Auseinandersetzung mit den Hoffnungen und Befürchtungen der Mitarbeiter an, die einer konstruktiven Arbeit zu Grunde liegt. In der Folge leitet er die gemeinsame Diskussion zur Ausarbeitung passender Absprachen für die Zusammenarbeit, unterstützt bei der Bewältigung auftretender Konflikte und vermittelt wenn nötig zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Immer wieder ist der Prozessbegleiter auch als Motivator gefragt, wenn im Rahmen des Veränderungsprozesses die unvermeidlichen Probleme auftreten. Häufig kommt ihm auch die Aufgabe zu, Informationen an die Mitarbeiter weiterzugeben. ‚Ganz nebenbei‘ vermittelt er dabei die Methoden von Moderation und Problemlösen. Natürlich sind bei der Umsetzung betrieblicher Veränderung in besonderem Maße die Vorgesetzten gefragt, die Veränderung durch Diskussionsbereitschaft, umfassende Information, Rückendeckung bei Verbesserungsvorschlägen, aber auch durch klare Vorgaben voranzubringen. Der Prozessbegleiter soll keineswegs zum Ersatz-Vorgesetzten werden, sondern er unterstützt den Vorgesetzten bei den sogenannten ‚weichen Faktoren‘, also beim Aufbau von sozialen Kompetenzen, bei der Teamentwicklung sowie bei der Konfliktbewältigung. Hier sind viele Vorgesetzte nicht nur zeitlich und fachlich überfordert, sondern gerade weil sie Vorgesetzte sind, nicht der richtige Ansprechpartner. Eine neutrale Person, die nicht in der Hierarchie steht, hat einen deutlich besseren Zugang, offen und unbelastet mit den Leuten zu sprechen und, wenn nötig, den Kontakt zwischen Führungskraft und Mitarbeitern zu fördern.

Wann Prozessbegleitung ?

Veränderungsfähigkeit ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Prozessbegleitung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den Erfolg von notwendigen Veränderungen, wie z.B.

  • Einführung teamorientierter Strukturen im gesamten Unternehmen
  • Aufbau eines strukturiertes Verbesserungsmanagement, um die Ideen der Mitarbeiter an den Unternehmenszielen auszurichten
  • Zielvereinbarungssysteme, bei dem auf der Grundlage eines Kennzahlensystems, die Ziele auf allen Ebenen eines Unternehmens aufeinander abgestimmt werden
  • Prozessorganisation, d.h. Aufbau einer geschlossenen produktspezifischen Wertschöpfungskette
  • Projektmanagement, in dem sämtliche Aktivitäten gebündelt werden, um aufwendige Projekte zu organisieren und zu führen
  • Total Productive Maintenance (Totale produktive Instandhaltung), mit dem die optimale Nutzung der Produktionsanlagen durch vorbeugende Ausfallvermeidung sichergestellt werden soll, bei gleichzeitiger Verbesserung der Anlagenverfügbarkeit
  • Einsatz von KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess), zur ständigen Verbesserung von Qualität, Arbeitsergebnissen, Arbeitsmethoden, Arbeitsmitteln und der Zusammenarbeit im Unternehmen unter Mitwirkung aller
  • Lokale Agenda 21: Planung der ökonomischen, ökologischen und sozialen Zukunft von Gemeinden, Städten, Gemeindeverbände und Länder
  • Bürgerbeteiligungsverfahren: bei Großvorhaben in Gemeinden oder Städten oder als Grundkonzept der lokalen Politik